Van papier naar digitaal: uw aandelenregister klaar voor de toekomst

Wat is een aandelenregister?

Een aandelenregister is een wettelijk verplicht document voor bv’s, nv’s en cv’s waarin vermeld staat wie wanneer welke aandelen bezit. Ook voor vof’s en CommV’s is het aanbevolen, al is het niet verplicht.

 

Wat moet erin staan?

In het register moeten onder andere het aantal uitgegeven aandelen per soort, de aandeelhoudersgegevens, stemrechten, overdrachten en kapitaalstortingen vermeld staan. Wie in het register staat, wordt geacht de rechtmatige eigenaar te zijn.

 

Waarom overschakelen op digitaal?

Een digitaal aandelenregister zoals eStox biedt tal van voordelen voor kmo’s:

• Efficiëntie & gebruiksgemak: makkelijker bij te werken en minder fouten.
• Automatische UBO-melding: koppeling met het UBO-register spaart tijd.
• Veiligheid & discreet beheer: enkel toegankelijk voor bevoegden.
• Altijd & overal toegang: handig bij vergaderingen of transacties.
• Sterke bewijswaarde: juridisch sluitend en traceerbaar.

 

Hoe stap je als kmo over?

Het bestuursorgaan beslist autonoom over de overstap. Via een tool zoals eStox digitaliseert u het register veilig. Let wel op:

• Bewaar het papieren register als historisch bewijs.
• Neem in beide registers een clausule op over de vervanging.
• Houd rekening met GDPR: het register bevat persoonsgegevens.

 

Wat gebeurt er met het papieren register?

Het papieren document verliest zijn officiële waarde na de digitalisering, maar moet bewaard blijven op de statutaire zetel. Een clausule in beide registers voorkomt discussies.

 

Meestgestelde vragen (FAQ)

• Moet ik mijn statuten aanpassen? Neen, de overstap kan zonder statutenwijziging.
• Is eStox wettelijk erkend? Ja, door ITAA en Fednot ontwikkeld en conform de wetgeving.