Verplichte B2B e-facturatie vanaf 2026: wat verandert er concreet?

Wat is een gestructureerde e-factuur?

Een gestructureerde e-factuur is geen pdf, maar een machineleesbaar document dat automatisch kan worden verwerkt door boekhoud- en ERP-software. Vanaf 2026 moet de factuur inhoudelijk (semantiek) en technisch (syntaxis) voldoen aan de Europese norm EN 16931. In België wordt het Peppol BIS-formaat via het beveiligde Peppol-netwerk de standaard.

Peppol BIS en EN 16931 in mensentaal

Peppol BIS is de concrete “taal” waarmee software factuurdata uitwisselt (zoals klanten- en btw-gegevens, lijnen, totalen, creditnota’s). Dankzij deze structuur kan je factuur zonder manueel overtypen gevalideerd en geboekt worden. Uitzonderlijk kan een gelijkwaardig EN 16931-conform formaat worden gebruikt, maar enkel onder strikte voorwaarden.

Nieuw in 2026: btw-afronding enkel op het totaal

Waar afronden vroeger per lijn of per tarief vaak gebeurde, laat de wet dit vanaf 2026 voor gestructureerde e-facturen niet meer toe. Enkel afronding op het totaalbedrag van de btw blijft wettelijk toegestaan. Controleer dus je facturatie- en exportscripts, vooral bij combinaties van tarieven, kortingen of volumekortingen, zodat er geen centverschillen ontstaan.

Impact op prijzen, kortingen en creditnota’s

Test scenario’s met gemengde btw-tarieven en creditnota’s. Werk met prijsinstellingen inclusief vier (of meer) decimalen in de berekening, en laat het systeem pas op het eind afronden op het totale btw-bedrag. Zo vermijd je afkeuringen in Peppol en afwijkingen tussen verkoop- en boekhoudsysteem.

Wie valt (niet) onder de verplichting?

De verplichting geldt voor B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtigen. B2G was al verplicht. Ondernemingen die uitsluitend B2C factureren, moeten nog steeds e-facturen kunnen ontvangen van leveranciers. Bepaalde buitenlandse belastingplichtigen zonder Belgische inrichting vallen niet onder de uitreikingsplicht, maar zorg in elke keten voor een werkbare oplossing.

Bijzondere situaties (vrijstellingen, buitenlandse ondernemers)

Actoren met vrijstelling (bv. art. 44) en micro-ondernemingen kunnen contractueel toch e-facturen uitwisselen. Maak duidelijke afspraken over het formaat en de ontvangst. Twijfel je over jouw situatie? Neem contact op met ons team.

Boetes en controles: wat riskeer je?

Kan je vanaf 2026 geen geldige e-facturen via Peppol versturen of ontvangen, dan riskeer je administratieve geldboetes. Richtbedragen die momenteel naar voren worden geschoven: €1.500 bij een eerste inbreuk, €3.000 bij een tweede en €5.000 vanaf een derde inbreuk. Daarnaast blijven bestaande sancties gelden bij te late facturatie of technisch ongeldige documenten.

Hoe wordt een “volgende” inbreuk geteld?

Een nieuwe inbreuk telt pas als “volgend” wanneer er minstens drie maanden liggen tussen de vaststellingen. Dat geeft ondernemers tijd om hun processen en software aan te passen.

Praktisch stappenplan voor kmo’s en eenmanszaken

1) Softwarecheck: kan je pakket Peppol BIS 3.0 uitsturen en ontvangen? Vraag het je leverancier.
2) Datakwaliteit: vul en valideer btw-nummers, adressen, IBAN’s en artikelcodes; leg btw-regels en uitzonderingen vast.
3) Mapping & validatie: laat vereiste velden (maatstaf, btw-tarief, totalen) correct mappen; test met realistische scenario’s.
4) Rekenregels: update afrondingslogica: afronden enkel op het btw-totaal; voer regressietests uit.
5) Ontvangen = boeken: organiseer een workflow voor automatische matching en goedkeuring.
6) Onboarding partners: informeer klanten/leveranciers tijdig; verwijs naar interne richtlijnen en betwistingsprocedure.

Checklist: Ben jij Peppol-proof?

Doorloop een end-to-end test (offerte → factuur → creditnota) en controleer ook je betwistingsproces. Lees zeker hoe je correct en tijdig kan reageren in onze gids over e-facturen betwisten. Heb je vragen over btw-tarieven of internationale situaties? Raadpleeg dit overzicht van btw-regels of neem contact op.