E-facturatie 2026 in België: wat het KB van 14 juli 2025 voor kmo’s betekent
17 september 2025
Op 1 januari 2026 verandert de manier waarop Belgische ondernemingen hun zakelijke facturen opmaken en verzenden. Het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025 (gepubliceerd op 14 juli 2025) legt de nieuwe verplichtingen vast en bepaalt de technische standaarden. Voor veel kmo’s betekent dit: het huidige facturatieproces herbekijken en digitaliseren.
Wat verandert er precies?
E-facturatie wordt verplicht voor B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtigen. Het gaat niet om een pdf via e-mail, maar om een gestructureerd elektronisch formaat dat computers automatisch kunnen inlezen en verwerken (machine-to-machine).
Peppol BIS als standaard
Het KB bevestigt Peppol BIS (UBL, conform EN 16931) als standaardformaat én het Peppol-netwerk als verzendkanaal.
Verplicht: zenden én ontvangen via Peppol
Elke onderneming moet technisch in staat zijn om Peppol-facturen te versturen én te ontvangen. Dat geldt dus ook wanneer je leveranciers of klanten nog niet volledig zijn overgestapt.
Alternatief formaat: enkel met akkoord + EN 16931
Een alternatief gestructureerd formaat is toegestaan als beide partijen akkoord gaan en het formaat voldoet aan EN 16931. De Peppol-capaciteit blijft echter verplicht.
Wanneer geldt de verplichting?
De e-facturatieplicht geldt alleen wanneer cumulatief aan deze drie voorwaarden is voldaan:
- Zender: Belgische btw-plichtige die wettelijk moet factureren.
- Ontvanger: eveneens Belgische btw-plichtige.
- Plaats van prestatie: levering/dienst gebeurt in België (bepaalde vrijstellingen en intracommunautaire handelingen uitgezonderd).
Voor B2C of facturatie aan buitenlandse ondernemingen blijft e-facturatie voorlopig optioneel, maar een consistente digitale aanpak is aanbevolen.
Gevolgen bij niet-naleving
Wie niet compliant is, riskeert administratieve geldboetes voor het ontbreken van Peppol-capaciteit:
- € 1.500 bij een eerste vaststelling
- € 3.000 bij een tweede inbreuk
- € 5.000 bij verdere overtredingen
Tussen twee vaststellingen zit minstens drie maanden om bij te sturen. Bestaande sancties voor foutieve facturen blijven parallel gelden.
Impact op btw-aftrek
De btw is enkel aftrekbaar als je beschikt over een formeel geldige factuur. Ontvang je papieren of onjuist opgemaakte (niet-gestructureerde) facturen, dan kan je btw-aftrek in het gedrang komen. Maak daarom met leveranciers duidelijke afspraken over Peppol-facturen.
Nieuwe afrondingsregels (btw)
Vanaf 1 januari 2026 geldt voor gestructureerde e-facturen: enkel afronding op het totaalbedrag van de btw is toegestaan. Afronden per factuurlijn is verboden. Controleer of jouw boekhoud- of facturatiesoftware dit correct toepast.
Concreet voor jouw kmo: stappenplan
- Check je software: is je pakket Peppol-compatibel (UBL/EN 16931) en correct geconfigureerd (afronding, btw-tarieven, valuta)?
- Train je team: werkprocedures voor aanmaak, verzending, ontvangst en validatie van e-facturen.
- Communiceer: stem met leveranciers en klanten af welke Peppol-flows en referenties (Peppol-ID) jullie gebruiken.
- Test & verbeter: verstuur een test e-factuur, controleer automatische inlezing en matching.
- Plan de overgang: start tijdig, vermijd boetes en beperk risico op geweigerde btw-aftrek.
Checklist & next steps
- Peppol-ready: zenden/ontvangen, UBL 2.1, EN 16931-validatie.
- Afronding: alleen op totaalbedrag btw.
- Contracten & communicatie: afspraken met partners; alternatief formaat enkel met wederzijds akkoord.
- Interne processen: automatische boeking, controles en archivering.
Geen relevante bestaande interne link beschikbaar.