Het jaareinde nadert: zet je loonadministratie klaar voor 2026

1. Feestdagen en collectieve sluiting

Vervangingsfeestdagen

Valt een feestdag op zondag of een andere inactiviteitsdag (meestal zaterdag), dan moet je een vervangingsdag vastleggen. Communiceer dit uiterlijk op 15 december in je onderneming. Voor 2026 gaat het o.m. om 15 augustus (zaterdag) en 1 november (zondag).

Collectieve sluitingsdagen

Leg collectieve sluiting altijd vast in het arbeidsreglement. Bij een eerste invoering volg je de formele wijzigingsprocedure en registratie bij FOD WASO. In de daaropvolgende jaren volstaat een jaarlijkse bekendmaking en registratie als bijlage.

Onkostenvergoedingen op fiche

Sinds inkomstenjaar 2022 moeten alle kosten eigen aan de werkgever (forfaitair of via bewijsstukken) op de fiscale fiche 281.10 worden vermeld.

2. Index, loonnorm en kilometervergoeding

Automatische indexering

De effectieve index verschilt per sector. Gebruik circulerende prognoses enkel indicatief en valideer met je paritair comité of sectorale cao vóór je doorrekent.

Loonnorm 2025–2026

De loonnorm is 0%. Extra algemene loonsverhogingen bovenop index/barema’s kunnen dus niet. Uitzonderingen (barema, promotie, anciënniteit, cao 90-bonus, …) blijven mogelijk.

Kilometervergoeding

• Kwartaalbedrag (privéwagen): tot en met 31/12/2025 geldt indicatief €0,4312/km (afhankelijk van publicatie in BS).
• Jaarindextak (voor sectoren met jaarlijkse index): €0,4449/km van 1/7/2025 t.e.m. 30/6/2026.

3. Eindejaar: premies, geschenken en cheques

Eindejaarspremie

In veel sectoren verplicht. Overweeg optimalisatie via een cafetariaplan, maar check steeds je sectorale regels en fiscale/RSZ-impact.

Eindejaarsgeschenken

Vrijgesteld van RSZ en BV als je maximaal €40 per werknemer en €40 per kind ten laste toekent, bij Sinterklaas, Kerst of Nieuwjaar, en collectief zonder onderscheid.

4. Vakantiedagen en overuren

Wettelijke vakantie

Neem in principe alle vakantiedagen op vóór 31/12. Sinds 2024 kan overdracht enkel in specifieke situaties (bv. ziekte, moederschapsrust), binnen afgebakende termijnen.

Overuren & inhaalrust

Inhaalrust toekennen binnen de referteperiode blijft de norm. Bij buitengewone vermeerdering van werk bestaat er een krediet van 65 uren, in te halen binnen 3 maanden na het einde van de referteperiode.

5. Mobiliteitsbudget (vanaf 2026)

Voor werkgevers die bedrijfswagens aanbieden wordt een verplicht mobiliteitsbudget vanaf 1/1/2026 aangekondigd. Werknemers krijgen keuze tussen wagen of mobiliteitsbudget. De wetgeving is nog in voorbereiding, maar het thema sluit nauw aan bij de fiscale hervormingen rond bedrijfswagens.

Lees zeker ook ons artikel over de hybride bedrijfswagens en fiscale spelregels 2025 voor meer context over de aankomende wijzigingen.

6. Federale maatregelen in vogelvlucht

• Relance-overuren (120) en fiscaalvriendelijke overuren verlengd tot 31/12/2025.
• Lagere werkgevers-RSZ op zeer hoge lonen: sinds 1/7/2025 geen gewone RSZ op het deel boven €85.000/kwartaal.
• Pleegouderschapsverlof: sinds juli 2025, tot 4 maanden.
• SWT (brugpensioen): geen nieuwe instroom sinds 1/7/2025, uitzondering voor medisch SWT (overgangsregimes van toepassing).
• Ontslag met werkloosheidsuitkering: vanaf 1/3/2026 éénmalig mogelijk, mits voorwaarden (duur max. 6 mnd; verlengbaar bij knelpuntopleiding).

Ook de autofiscaliteit anno 2025 heeft gevolgen voor deze nieuwe maatregelen, zeker in combinatie met het mobiliteitsbudget.

7. Maaltijdcheques in 2026

Beoogde verhoging van de maximale werkgeversbijdrage van €6,91 naar €8,91 per cheque (max. cheque €10) vanaf 1/1/2026. Dit gebeurt niet automatisch: pas de overeenkomst of sectorale afspraken aan zodra de maatregel definitief is.

8. Opleidingsregistratie (FLA) uitgesteld

De verplichting om opleidingen te registreren in de FLA-tool is uitgesteld tot 1/1/2026. Je opleidingsplicht blijft bestaan: registreer intussen intern of via de toegelaten alternatieven.

---

Bronnen